广州市民政局关于承接历年社会组织工作档案整理和数字化加工服务项目的比选公告

　　为全面提升档案管理规范化水平，根据《社会组织登记档案管理办法》、《广州市档案局转发<关于进一步加强和改进档案统计工作的意见>的通知》，我局将通过比选方式选取1家专业机构，进行档案管理和数字化加工工作

　　一、项目概况

　　根据社会组织档案整理相关规定，为继续推进制度建设和信息化建设，规范文书档案和专业档案，加强社会组织档案材料的规范管理，充分发挥社会组织档案材料的作用，需要对社会组织档案以及市社会组织管理局机关文书档案进行数字化整理和归档。社会组织档案材料包括申请名称核准、成（设）立登记、变更登记、注销登记、证书换发补发、培育扶持、执法检查、行政处罚等登记管理业务工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件档案材料。

　　二、项目内容和要求

　　（一）档案接收：接收到档案应对实体纸质档案按类别进行分类；对纸质档案内容按移交清单（汇总材料清单）逐一进行清点，登记移交清单，并登记份数。

　　（二）整理：社会组织登记档案和执法档案分别按照一个社会组织一档、一案一档的原则，包括分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱（修复）、盖章、填写档案盒封皮等环节。

　　（三）编档号：一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列，每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列顺序依次装入档案盒保存。对每卷业务档案按要求分类，按年度、保管期限在档案材料清单右上角编（盖）相应档号，以方便档案的查询利用。

　　（四）修（补）著录：在核对纸制档案的基础上，核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录。

　　（五）扫描：包括档案的扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载（传）、合卷处理等环节。

　　（六）总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求，是否符合档案馆进馆要求。

　　（七）入库上架：办理档案移交手续，点数造册核实后运往指定档案库房入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

　　（八）协助档案管理工作：与档案相关的其它工作。

　　（九）加工场地，办公桌椅及电脑、打印机由采购方提供。纸张、文具、档案用品、完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备（扫描仪、DVD光盘刻设备）、软件等设备等由中标方自行解决。

　　三、项目要求

　　（一）项目服务时间：机关文书档案及往年执法检查、行政处罚档案整理工作应于2024年5月底前完成，其他社会组织档案整理工作应于2025年12月底前完成。

　　（二）项目服务费用总预算57万元人民币，比选申请人报价不得高于此金额；

　　（三）比选申请人中标后必须与采购人签订保密协议，不得泄漏工作中所接触获得的信息，须对项目相关数据等信息严格保密，不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益。

　　四、比选申请人资质要求

　　（一）中华人民共和国境内注册的独立法人且具备所投项目服务的相关经营范围或业务范围，能够提供专业的档案整理、档案数字化加工、电子档案制作、档案管理软件录入服务。

　　（二）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。通过信用中国网站等渠道查询相关主体信用记录。

　　（三）档案整理及数字化工作人员均进行过专业知识培训和保密培训，主要档案整理人员持有档案管理部门颁发的档案专业上岗证书和涉密从业证书。

　　（四）本项目不接受联合投标，不允许将项目分包或转包。

　　五、比选报名文件组成

　　比选报名文件内容包括但不限于：

　　（一）投标单位法人证书登记证书复印件（加盖公章）；

　　（二）投标单位具备所投服务的相关经营范围证明（提供带有经营范围的营业执照复印件或市场监督管理局网站截图等证明材料，加盖公章）；

　　（三）投标单位其他相关资质文件；

　　（四）法定代表人授权委托书（委托书需列明委托事项、委托期限、被授权人姓名、身份证号码，提供被授权人身份证复印件，法定代表人签字，加盖公章）；

　　（五）投标报价单含经费预算表（法定代表人签字，加盖公章）；

　　（六）项目实施方案；

　　（七）《投标及履约承诺函》

　　（八）其他相关资料（见评审办法）。

　　投标文件一式五份，整套材料需加盖有骑缝，装订成册并密封。

　　六、承办费用及付款方式说明

　　（一）比选申请人的报价应包含承接此项目所需的全部费用。由于比选申请人原因漏报的项目，均视为比选申请人已计取，并已包含在总报价中，采购方不予以追加；

　　（二）合同签订后的15个工作日内，采购方支付中选方合同总额的30%，余下合同款项按实际工作量结算，但总价格不得超过57万元。

　　七、评审办法

　　综合评分（参照）=技术评分＋商务评分＋价格评分，综合评分中各评估因素所占比重（见下表）

　　（一）技术响应评分（满分45分）

　　（二）商务响应评分（满分35分）

　　（三）价格合理性评分（满分20分）

　　根据综合得分，对比选申请人的综合得分由高到低的排名顺序确定一人为中标候选人。如综合得分相同时，以投标报价低者优先。若综合得分且投标报价相同的，以技术分高者优先。

　　八、递交报名资料时间和地址
（一）递交报名资料时间：发布日期起至2024年3月28日。
（二）地址：广州市越秀区西湖路99号1116室。

　　（三）联系人：王女士，联系电话：83178692（接听时间：工作日9:00-12:00、14:00-18:00）

　　附件：1.社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目需求预算清单；

　　　　　2.投标及履约承诺函。

　　附件1

社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目需求预算清单

　　根据社会组织档案整理、录入、装订、装盒等工作量，详细需求大致如下：

　　附件2

投标及履约承诺函

致：广州市民政局

　　我单位承诺：

　　1.依法缴纳税收和社会保障资金。

　　2.具备项目所必需的人员和专业技术能力。

　　3.参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录。

　　4.对本项目所提供的服务未侵犯知识产权。

　　5.参与该项目比选报名，严格遵守政府采购相关法律，投标做到诚实，不造假，不围标、串标、陪标。如违反上述要求，其投标将作废，被没收投标保证金，被列入不良记录名单并在网上曝光，同时将被提请政府采购监督管理部门给予一定年限内禁止参与政府采购活动或其他处罚。

　　6.如果中标，做到守信，不偷工减料，依照本项目招标文件需求内容、签署的采购合同及在投标中所作的一切承诺履约。项目验收达到全部指标合格，力争优良。

　　7.我单位已认真阅读本项目需求，我单位承诺按时递交标书。

　　8.我单位承诺不非法转包或分包。

　　以上承诺，如有违反，愿依照国家相关法律处理，并承担由此给采购人带来的损失。

　　项目名称：__________________

　　承诺比选申请人（盖章）：__________________

　　单位地址：__________________

　　法定代表人（签章）：__________________

　　联系电话：__________________

　　日期：______年___月___日