根据民政部、国家档案局关于印发《地名档案管理办法》的通知（民发〔2001〕176号）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（2011年国家档案局9号令）以及《广州市民政局自行采购管理办法》（穗民〔2019〕138号）有关规定要求，我局将通过比选方式选定一家专业机构负责地名档案立卷归档项目，现邀请符合条件的机构报名参加。
一、项目名称
广州市地名档案立卷归档项目。
二、项目内容
（一）档案接收：接收历年地名档案和第一次全国地名普查成果册及地名卡片实体纸质档案，按类别进行分类；对纸质档案内容按移交清单（汇总材料清单）逐一进行清点，登记移交清单，并登记份数。
（二）整理：按照一份案卷一档的原则，对地名档案进行整理，包括分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱（修复）、盖章、填写档案盒封皮等。
（三）编档号：每个案卷的所有文件材料，按照审批流程顺序排列，每份文件应当用档案纸套等有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列顺序依次装入档案盒保存。按要求对每卷业务档案进行分类，按年度、保管期限在档案材料清单右上角编（盖）相应档号，以方便档案的查询利用。
（四）修（补）著录：在核对纸质档案的基础上，核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录。
（五）扫描：包括档案袋扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载（传）、合卷处理等环节。
（六）总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求，是否符合档案馆进馆要求。
（七）入库上架：办理档案移交手续，点数造册核实后运往指定档案库房入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。
（八）协助档案管理工作：与档案相关的其他工作。
（九）加工场地，办公桌椅及电脑、打印机由采购方提供。纸张、文具、档案用品、完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备（扫描仪、DVD光盘刻录设备）、软件等设备由中标方自行解决。
三、项目要求
（一）所有档案需按照广州市国家档案馆最新的进馆档案要求进行复查整理。
（二）项目服务时间：9个月。
（三）项目服务费用总预算70万元人民币，比选申请人报价不得高于此金额。
（四）比选申请人中标后必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，与采购人签订保密协议。档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件，不得以任何方式泄露档案信息的内容，不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。不得泄漏工作中所接触获得的信息，须对项目相关数据等信息严格保密，不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益。
四、档案整理要求
1．档案接收：接收到档案应对实体纸质档案按类别进行分类；对纸质档案内容按移交清单（汇总材料清单）逐一进行清点，登记移交清单，并登记份数。
2．整理：地名档案按照个体地名一名一卷、时间顺序的立卷，具体立卷装订顺序包括:（1）命名批复；（2）发文呈批表；（3）发文呈批稿；（4）资料明细表；（5）命名申报表；（6）法定代表人证明书；（7）国有土地使用证；（8）建设用地批准书；（9）建设用地规划许可证；（10）建设工程规划许可证；（11）申请报告；（12）路牌设置表；（13）其他；（14）图。
3．修（补）著录：在核对纸制档案的基础上，核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录。
4．扫描：扫描格式应为jpg或者tiff格式，选用jpg格式需合成PDF交付，不少于300dpi分辨率，彩色为主，根据原件清晰程度，根据需要，彩色扫描，质量要求视觉清晰，页面完整，不得漏页，文件名采用采购人规定的格式，由于原件纸质较差，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面，小于A4按A4算，项目结束后以实际页数统计。具体要求如下：
（1）扫描加工要求：利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括旋转、去黑边、纠偏等修饰工作，具体操作如下：
① 纸质档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准。
② 纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案。
③ 扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
④ 采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
⑤ 对于档案中的“筒子页”，应当平摊后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。
⑥ 对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。
⑦ 扫描不得缺、漏、歪，整理不得乱、丢失、损坏。
（2）图像处理要求：扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
① 图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
② 图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应图像进行裁边处理，去除多余白边。
5．数据挂接：将档案扫描图像和对应条目进行挂接，建立图像文件与档案条目的对应关系，并导入到电子档案管理系统中，实现目录数据、全文数据的自动检索。
6.数据备份：中标方必须保证档案内容与档案载体的安全，将扫描形成图片文件及文件级目录数据库数据刻录及硬盘存储，光盘备份一份，硬盘备份两份，全部移交给采购人，不得私自保留。
7．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求，是否符合档案馆进馆要求。
8．入库上架：办理档案移交手续，点数造册核实后运住指定档案库房入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。
9．协助档案管理工作：与档案相关的其它工作。
10．加工场地，办公桌椅及电脑、打印机由采购方提供。纸张、文具、档案用品、完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备（扫描仪、DVD光盘刻设备）、软件等设备等由中标方自行解决。
五、报名条件
（一）中华人民共和国境内注册的独立法人，具备所投项目服务的相关经营范围或业务范围，能够提供专业的档案整理、档案数字化加工、电子档案制作、档案管理软件录入服务。
（二）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。通过信用中国网站等渠道查询相关主体信用记录。
（三）档案整理及数字化工作人员均进行过专业知识培训和保密培训，主要档案整理人员持有档案管理部门颁发的档案专业上岗证书和涉密从业证书。
（四）本项目不接受联合投标，不允许将项目分包或转包。
六、比选报名文件组成
比选报名文件内容包括但不限于：
（一）投标单位法人证书登记证书复印件（加盖公章）；
（二）投标单位具备所投服务的相关经营范围证明（提供带有经营范围的营业执照复印件或市场监督管理局网站截图等证明材料，加盖公章）；
（三）投标单位其他相关资质文件；
（四）法定代表人授权委托书（委托书需列明委托事项、委托期限、被授权人姓名、身份证号码，提供被授权人身份证复印件，法定代表人签字，加盖公章）；
（五）投标报价单含经费预算表（法定代表人签字，加盖公章）；
（六）项目实施方案；
（七）《投标及履约承诺函》
（八）其他相关资料（见评审办法）。
投标文件一式五份，整套材料需加盖有骑缝，装订成册并密封。
七、比选方法
（一）组建评选小组：由广州市民政局相关部门不少于3名工作人员组成。
（二）召开比选会议：由比选小组按照比选需求公布的评选标准、方法，结合比选人对项目需求的响应程度，客观、公正地进行评审，评审过程由相关部门安排1名工作人员监督。
（三）公示结果并签订合同：本项目以比选申请人的综合评分第一名为中选方。比选结果通过相关渠道对外公告，公示时间为3个工作日。之后，根据公示情况发出中选通知书，并与中选单位签订合同。
八、评审标准
本次比选采用综合评分法，以比选文件规定的条件为依据。评分比重如下：
（一）技术响应评分（满分45分）
（二）商务响应评分（满分35分）
（三）价格合理性评分（满分20分）
根据综合得分，对比选申请人的综合得分由高到低的排名顺序确定一人为中标候选人。如综合得分相同时，以投标报价低者优先。若综合得分且投标报价相同的，以技术分高者优先。
九、承办费用及付款方式说明
（一）比选申请人的报价应包含承接此项目所需的全部费用。由于比选申请人原因漏报的项目，均视为比选申请人已计取，并已包含在总报价中，采购方不予以追加；
（二）本项目分三期付款，采购方分别于2020年度和2021年度付款给中选方。合同签订后的10个工作日内支付50%的项目费用；2020年底支付第二期项目经费，具体数额由采购方根据项目进度和质量情况确定；2021年支付第三期项目经费（即项目尾款）。中选方在按要求完成项目，并在采购方验收通过后提出支付项目尾款要求。如因不可抗因素或临时需要而致使项目需求发生调整变化的，在完成项目后按照实际费用结算，但总价格不得超过70万元。
十、递交报名资料时间和地址
（一）递交报名资料时间：公告发布之日起5个工作日内。
（二）递交报名资料截止时间：2020年3月12日 18:30。
（三）地址：广州市越秀区西湖路99号1318室。
（四）递交方式：按密封保密方式，邮寄送达。
十一、联系方式
联系人：于园芮
联系电话：83322105，传真：83178758
地址：广州市越秀区西湖路99号1318室
附件：1．广州市地名档案立卷归档项目预算清单；
2．投标及履约承诺函。
附件1
广州市地名档案立卷归档项目预算清单
根据对需要进馆的地名档案，以及地名普查档案项目的整理、录入、装订、装盒、数字化扫描等工作量进行统计，详细需求如下：
备注：以上为测算价，比选申请人可按预计项目费用进行报价，但不得高于此金额，我局最终以实际完成工作量结算费用。
附件2
投标及履约承诺函
致：广州市民政局、广州市区划地名处
我单位承诺：
1．依法缴纳税收和社会保障资金。
2．具备项目所必需的人员和专业技术能力。
3．参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录。
4．对本项目所提供的服务未侵犯知识产权。
5．参与该项目比选报名，严格遵守政府采购相关法律，投标做到诚实，不造假，不围标、串标、陪标。如违反上述要求，其投标将作废，被没收投标保证金，被列入不良记录名单并在网上曝光，同时将被提请政府采购监督管理部门给予一定年限内禁止参与政府采购活动或其他处罚。
6．如果中标，做到守信，不偷工减料，依照本项目招标文件需求内容、签署的采购合同及在投标中所作的一切承诺履约。项目验收达到全部指标合格，力争优良。
7．我单位已认真阅读本项目需求，我单位承诺按时递交标书。
8．我单位承诺不非法转包或分包。
以上承诺，如有违反，愿依照国家相关法律处理，并承担由此给采购人带来的损失。
项目名称：
承诺比选申请人（盖章）：
单位地址：
法定代表人（签章）：
联系电话：
日期： 年 月 日
粤公网安备 44010402001232号 
