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关于社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目的比选公告

来源:广州市社会组织管理局 发布时间:2019-10-18 14:24:04 阅读次数:-

为全面提升档案管理规范化水平,根据《社会组织登记档案管理办法》《广州市档案局转发<关于进一步加强和改进档案统计工作的意见>的通知》等有关规定,按照市民政局关于政府采购的有关要求,我局将通过比选程序选取1家专业机构,进行档案管理和数字化加工工作。

一、项目概况

根据社会组织档案整理相关规定,为继续推进制度建设和信息化建设,规范文书档案和专业档案,加强社会组织档案材料的规范管理,充分发挥社会组织档案材料的作用,需要对社会组织档案以及市社会组织管理局机关文书档案进行数字化整理和归档。社会组织档案材料包括申请名称核准、成(设)立登记、变更登记、注销登记、证书换发补发、培育扶持、执法检查等登记管理业务工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件档案材料。

二、项目内容和要求

(一)档案接收:接收到档案应对实体纸质档案按类别进行分类;对纸质档案内容按移交清单(汇总材料清单)逐一进行清点,登记移交清单,并登记份数。

(二)整理:社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则,包括分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱(修复)、盖章、填写档案盒封皮等环节。

(三)编档号:一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列,每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定,并按排列顺序依次装入档案盒保存。对每卷业务档案按要求分类,按年度、保管期限在档案材料清单右上角编(盖)相应档号,以方便档案的查询利用。

(四)修(补)著录:在核对纸质档案的基础上,核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的,应要求进行修改或补录。

(五)扫描:包括档案的扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载(传)、合卷处理等环节。

(六)总体检查:检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致;检查接收记录与入库记录是否一致;检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求,是否符合档案馆进馆要求。

(七)入库上架:办理档案移交手续,点数造册核实后运往指定档案库房入库,按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置,并做箱柜指引,以方便查询利用。

(八)协助档案管理工作:与档案相关的其它工作。

(九)加工场地,办公桌椅及电脑、打印机由采购方提供。纸张、文具、档案用品、完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备(扫描仪、DVD光盘刻设备)、软件等设备等由中标方自行解决。

三、项目要求

(一)项目服务时间:2020年12月底前完成。

(二)项目服务费用总预算60万元人民币,比选申请人报价不得高于此金额;

(三)比选申请人中标后必须与采购人签订保密协议,不得泄漏工作中所接触获得的信息,须对项目相关数据等信息严格保密,不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益。

四、比选申请人资质要求

(一)中华人民共和国境内注册的独立法人且具备所投项目服务的相关经营范围或业务范围,能够提供专业的档案整理、档案数字化加工、电子档案制作、档案管理软件录入服务。

(二)未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。通过信用中国网站等渠道查询相关主体信用记录。

(三)档案整理及数字化工作人员均进行过专业知识培训和保密培训,主要档案整理人员持有档案管理部门颁发的档案专业上岗证书和涉密从业证书。

(四)本项目不接受联合投标,不允许将项目分包或转包。

五、比选报名文件组成

比选报名文件内容包括但不限于:

(一)投标单位法人证书登记证书复印件(加盖公章);

(二)投标单位具备所投服务的相关经营范围证明(提供带有经营范围的营业执照复印件或市场监督管理局网站截图等证明材料,加盖公章);

(三)投标单位其他相关资质文件;

(四)法定代表人授权委托书(委托书需列明委托事项、委托期限、被授权人姓名、身份证号码,提供被授权人身份证复印件,法定代表人签字,加盖公章);

(五)投标报价单含经费预算表(法定代表人签字,加盖公章);

(六)项目实施方案;

(七)《投标及履约承诺函》

(八)其他相关资料(见评审办法)。

投标文件一式五份,整套材料需加盖有骑缝,装订成册并密封。

六、承办费用及付款方式说明

(一)比选申请人的报价应包含承接此项目所需的全部费用。由于比选申请人原因漏报的项目,均视为比选申请人已计取,并已包含在总报价中,采购方不予以追加;

(二)本项目分三期付款,合同签订后的15个工作日内,采购方支付中选方20万元;中选方在按要求完成一半工作量后的15个工作日内,采购方支付中选方20万元。中选方在按要求完成项目后的15个工作日内,采购方支付中选方项目余额。如因不可抗因素或临时需要而致使项目需求发生调整变化的,在完成项目后按照实际费用结算,但总价格不得超过60万元。

七、评审办法

该项目评标采用综合评分法,综合评分=技术评分+商务评分+价格评分,综合评分中各评估因素所占比重(见下表)

评估因素

技术

商务

价格

比重

45﹪

35﹪

20﹪

(一)技术响应评分(满分45分)

序号

评审因素

评分标准

分值(分)

1

对项目的理解及需求分析

根据对本项目的总体认识情况、对本项目中存在特殊性的认识的全面性、针对性进行打分

需求分析具体、准确、到位的,得5分;

对项目的理解不太准确,需求分析一般的,得3分;

对项目的理解不准确,需求分析不够具体、准确、到位的,得1分。

无或其它不得分。

5

2

本项目的服务计划和整体实施方案

包括但不限于服务计划的时间安排、内容的计划、方案实施的具体事项、对实施过程的各因素分析把握等:

计划周全、实施性高、合理性、可行性强、对不可预见因素分析透彻10分;

计划较为全面,实施性较高,具有一定合理性、可行性,对不可预见因素分析到位7分;

计划详细但不全面,实施性较好,具有一定合理性、可行性,能对不可预见因素进行分析4分;

计划不全面,实时性、合理化、可行性一般,对不可预见因素分析不全面1分;

不提供不得分。

10

3

项目重点、难点分析及应对措施

对项目重点、难点分析透彻及应对措施合理的,得5分;

对项目重点、难点分析较透彻及应对措施较合理的,得3分;

对项目重点、难点分析一般透彻及应对措施大致合理的,得1分。

无或其它不得分。

5

4

质量控制和质量保证措施

包括但不限于项目在执行过程中需要服务的执行人、人员服务质量的控制、突发事件的执行及保障等:

有具体详细的描述、可靠性高的质量控制措施,服务保障措施描述全面、可操作性强10分;

有较为具体、详细的描述、质量控制措施可行性较高,服务保障措施描述较为全面、可操作性较强7分;

描述具体但不详细、质量控制措施具有一定的可行性,服务保障措施描述不具体全面但具有一定的可操作性4分;

描述不够具体、质量控制措施的可行性一般,服务保障措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

描述不完整、质量控制措施的可行性较差,服务保障措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

5

后勤保障计划及保密措施

档案整理过程中后勤保障及整理过程中对档案保密承诺及措施。

后勤保障计划描述全面、可操作性强,有可靠性高的保密措施,10分;

后勤保障计划描述较为具体、详细,保密措施可操作性较强7分;

后勤保障计划描述具体但不详细,保密措施描述不具体全面但具有一定的可操作性4分;

后勤保障计划描述不够具体、可行性一般,保密措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

后勤保障计划描述不完整、可行性较差,保密措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

6

服务承诺(含服务期满后)

服务承诺全面、具体、可行的,得5分;

服务承诺较全面、具体、可行的,得3分;

服务承诺较全面具体,具有一定可行性的,得1分;

服务承诺不够全面、具体、可行的,得0.5分。

无或其它不得分。

5

(二)商务响应评分(满分35分)

序号

评审因素

评分标准

权重

1

同类项目经验

近三年内曾承接过广州市级行政事业单位委托的档案整理和数字化加工项目工作的,每提供一份业绩的得1分,最高得10分。

备注:

提供合同/协议/委托书/活动海报复印件作为证明资料,时间以合同/协议/委托书签订时间或活动海报标注为准,无或未按要求提供证明材料的不得分。

15

2

项目负责人情况

1. 项目负责人活动档案上岗证或档案业务培训证书10年以上(含10年)的得3分;5年以上(含5年)-10年以下的得2分,5年以下的得1分

2. 具有单个金额30万元以上同类项目管理经验得2分

以上2项累计得分,提供报名截止日前三个月的通过比选申请人购买的社保养老证明、相关资格证书、项目管理经验(提供项目合同关键信息,通过合同关键信息无法判断是否得分的,可提供合同甲方出具证明文件),未提供证明或者不能有效证明的得0分。

5

3

拟投入本项目的工作人员情况

拟投入工作人员(不包括项目负责人)具备档案上岗证或档案业务培训证书,满足条件一个得3分,满分6分

提供报名截止日前三个月的通过比选申请人购买的社保养老证明、相关资格证书,未提供证明或者不能有效证明的得0分。

6

4

比选申请人综合实力情况

根据比选申请人的注册资金、经营状况、服务能力、履约能力、企业信誉等情况综合打分

最优得5分,良得3分,中得1分,差不得分

5

5

服务网点

比选申请人在广州市注册登记,得4分,其他情况得2分。

4

(三)价格合理性评分(满分20分)

序号

评审因素

评分标准

权重

1

比选总报价

按比选总报价评分:价格分统一采用低价优先法计算,各有效比选申请人的比选总报价中,取最低者为评审基准价,其价格评分为100分,其他比选申请人的价格评分按照下列公式计算:

价格评分=(最低比选总报价÷比选总报价)×100分

20

根据综合得分,对比选申请人的综合得分由高到低的排名顺序确定一人为中标候选人。如综合得分相同时,以投标报价低者优先。若综合得分且投标报价相同的,以技术分高者优先。

八、递交报名资料时间和地址

(一)递交报名资料时间:发布日期起至2019年10月31日17:30。

(二)递交报名资料截止时间:2019年10月31日17:30。

(三)地址:广州市越秀区西湖路99号1116室。

六、联系方式

联系人:王淑君

联系电话:83178731,传真:83178700

地址:广州市越秀区西湖路99号1116室

附件:1.社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目需求预算清单;

   2.投标及履约承诺函。

 

附件1

社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目需求预算清单

根据社会组织档案整理、录入、装订、装盒等工作量,详细需求如下:

序号

名称

数量

备 注

1

2018年-2019年新成立社会组织登记档案

200家

档案整理、录入、装订、装盒、扫描等工作。        

 

 

 

注:此清单包含档案整理耗材费用。

2

2013年以来社会组织历史档案资料插件

1000家

3

社会组织历史档案资料扫描

200000页

4

著录

50000条

5

档案整理耗材

黄皮纸、档案盒、不锈钢装订夹、印章、印台(油)等

合计

600000元

备注:以上为估算报价,比选申请人可按预计项目费用进行报价,但不得高于此金额,我局最终以实际完成工作量进行费用结算。

 

附件2

投标及履约承诺函

致:广州市民政局、广州市社会组织管理局

我单位承诺:

1.依法缴纳税收和社会保障资金。

2.具备项目所必需的人员和专业技术能力。

3.参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录。

4.对本项目所提供的服务未侵犯知识产权。

5.参与该项目比选报名,严格遵守政府采购相关法律,投标做到诚实,不造假,不围标、串标、陪标。如违反上述要求,其投标将作废,被没收投标保证金,被列入不良记录名单并在网上曝光,同时将被提请政府采购监督管理部门给予一定年限内禁止参与政府采购活动或其他处罚。

6.如果中标,做到守信,不偷工减料,依照本项目招标文件需求内容、签署的采购合同及在投标中所作的一切承诺履约。项目验收达到全部指标合格,力争优良。

7.我单位已认真阅读本项目需求,我单位承诺按时递交标书。

8.我单位承诺不非法转包或分包。

以上承诺,如有违反,愿依照国家相关法律处理,并承担由此给采购人带来的损失。

 

项目名称:

承诺比选申请人(盖章):

单位地址:

法定代表人(签章):

联系电话:

日期:   年 月 日